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Der Return on Investment (ROI) von zeitraubender Bürokratie
  • Firma: Draxinger Rechtsanwaltsgesellschaft mbh
  • Autor(en): Nadja Draxinger, RA und Geschäftsführer der Draxinger Rechtsanwaltsgesellschaft mbH Arbeitsschwerpunkt der Kanzlei: Risikomanagement und Produkthaftungsrecht innerhalb der Lieferkette.
  • Artikel eingestellt am: Freitag, 13 Januar 2017
  • Artikel: 59-070
  • Seitenaufrufe: 456
  • Der Return on Investment (ROI) von zeitraubender Bürokratie

    Kurz nach dem Jahreswechsel oder vor dem Sommerurlaub werden Vertrieb, Produktion und Qualitätssicherung vom Einkauf ihrer Kunden mit diversen Schriftstücken beglückt, die am besten vorgestern unterzeichnet wieder retour gehen sollen. Sich damit befassen zu müssen, raubt Zeit und behindert das Kerngeschäft.

    Namentlich sind es Rahmenvereinbarungen, Qualitätssicherungsvereinbarungen, Konsignationslagerverträge, Lieferantenlogistikrichtlinien, Rahmenlieferverträge, Qualitätsrichtlinien, Qualitäts- und Umweltrichtlinien, Nomination Letter und ähnlich betitelte Schriftwerke. Sie verweisen unter anderem häufig auf weitere umfangreiche Schriftwerke wie die Allgemeinen Einkaufsbedingungen und diverse Technische Normen, die dem Lieferanten inhaltlich nicht bekannt und ihm nur schwer zugänglich sind. Dass sich dahinter rechtsverbindliche Verpflichtungen und Haftungspotenzial verbergen, ist häufig auf den ersten Blick nicht erkennbar. Die Verpflichtungen gehen sehr weit, da jeder Kunde mithilfe der besagten Schriftstücke versucht, seine Haftungspotenziale, die er von Gesetzes wegen innerhalb der Lieferkette hat, auf den Lieferanten abzuwälzen.

    Die zunächst naheliegende Lieferantenstrategie „Schriftstück liegenlassen und aussitzen“ funktioniert in der Regel allenfalls vorübergehend, denn das Erinnerungssystem des Kundeneinkaufs lässt sich über diverse Eskalationsstufen und ohne großen Arbeitsaufwand automatisieren. Und spätestens, wenn die höflich formulierte Androhung von Auftragsentzug oder einer Nichtberücksichtigung bei Neuauftragsvergaben für das nächste Jahr eintrifft, wird der Lieferant in aller Regel doch aktiv.

    Und wenn der Lieferant dann aktiv wird, geschieht das häufig in etwa wie folgt: Er tätigt entnervt die kundenseits gewünschte Unterschrift, nachdem er sich von dem Einkäufer „seines Vertrauens“ telefonisch hat „absichern“ lassen, dass es sich bei der Unterschrift nur „um eine konzernvorgegebene Formalie“ handele, faktisch aber alles beim Alten bleibe. Der Lieferant fühlt sich aufgrund der telefonischen Rückversicherung in seinem schnellen Handeln bestätigt, meint, alle notwendigen Handlungen einer verantwortungsvollen Risikoeinschätzung seien abgeschlossen und zwei Wochen später sitzt auf dem Platz des ehemals vertrauten Einkäufers ein Neuer.

    So unterzeichnen Unternehmensverantwortliche diverser Zulieferer verschiedenste Verträge, ohne den Inhalt genau hinterfragt zu haben und gehen damit Verpflichtungen ein, die Juristen des Kunden in langer Vorarbeit für den Kunden ausgearbeitet haben.

    Warum?

    1. Dieses Handeln ist zum großen Teil von der (unbegründeten) Angst geprägt, die kundenseitige Lieferantenbewertung zu verschlechtern oder wirklich einen Auftrag zu verlieren.

    2. Diese Angst ist gepaart mit mangelnder Zeit, die der Verantwortliche meint, für die genaue Überprüfung dieser Dokumente nicht zu haben.

    3. Hinzu kommt dann noch die unzutreffende Annahme, dass man die weitreichenden Verpflichtungen ruhig eingehen könne, da man schließlich Beiträge für eine Produkthaftpflichtversicherung bezahle, die einen Haftungsfall im Worst Case sowieso übernehmen müsse.

    Die Angst vor einer Verschlechterung der Kundenbeziehung ist nach den Erfahrungen der Verfasserin dieses Artikels unbegründet. Kunden schätzen es, wenn sich der Lieferant professionell zeigt und die Haftungspotenziale solcher Schriftwerk prüft, sobald sie merken, dass die eingangs geschilderte „Überfallmethode“ sowieso nicht funktioniert.Ein Verantwortlicher, der in vielen mittelständischen Unternehmen der Geschäftsführer selbst oder der Produktionsleiter sein wird, sollte die Zeit als gut angelegt sehen, da sie messbare Vorteile bringt. Ist das Unternehmen des Lieferanten zertifiziert, zwingen ihn die neuen Vorschriften DIN EN ISO 9001:2015 ohnehin dazu, sich näher mit den vertraglichen Grundlagen seiner Geschäftsbeziehungen auseinanderzusetzen. Macht er dies bereits bei der Verhandlung der Vertragsbedingungen mit dem Kunden direkt, hat er diesen gesonderten Arbeitsschritt an dieser Stelle eingespart. Und auch der ungeprüfte Verlass auf die Versicherung ist sehr gefährlich. In vielen Fällen übernimmt und übernahmen die Produkthaftpflichtversicherungen in der Vergangenheit eine Deckung gerade nicht, und zwar legal.

    Warum?

    Der Lieferant unterzeichnet Vertragsbedingungen des Kunden, die versicherungsrechtlich gesehen, deckungsfeindlich sind. Dies können zu weitgehende Garantien, der Ausschluss einer Wareneingangsprüfung des Kunden, die Vereinbarung, dass das Vertragsverhältnis einer ausländischen Rechtsordnung unterliegen soll und vieles mehr sein. Es kann aber auch sein, dass das Haftungsrisiko, das sich realisiert, von dem Umfang einer Produkthaftpflichtversicherung per se nicht gedeckt ist. Dazu zählt z.B. die Haftung für verspätete Lieferung, falls sich der Lieferant vertraglich zu strenge Reaktionszeiten auferlegt hat.

    Welchen Wert hat es also für den Lieferanten, die Ablehnungsgründe der Versicherung schon vorher zu kennen und zu eliminieren? - Den Wert der potenziellen Haftung.

    Häufiger Einwand:
    Wir einigen uns mit dem Kunden im Falle einer Mängelanzeige sowieso meistens irgendwie.

    Richtig, aber:
    Das „Irgendwie“ kostet auch.

    Könnte der Kunde nicht doch bereit sein, eine Haftungsfreistellung zu vereinbaren, wenn man ihm nachweist, dass die Produkthaftpflichtversicherung bestimmte Risiken nicht abdeckt?

    Sollte man die Vertragsinhalte und deren Haftungspotenzial nicht alleine deshalb genau kennen, um den Kunden vor die Wahl zu stellen, ob er den Mehraufwand für Prozessanpassungen mit einem höheren Preis bezahlen oder seine Haftungsanforderungen minimieren will? Vielleicht sollte man sie auch einfach genau kennen, um einen höheren Preis für haftungsmindernde Prozessschritte zu kalkulieren, z.B. für weiterreichende Qualitätsprüfungsschritte, die sich daraus ergeben, dass der Kunde zur Optimierung der eigenen Prozesse eine Wareneingangsprüfung nicht machen will, zusätzlichen Korrosionsschutz und ähnliches mehr?

    Nächster Einwand:
    Wir haben doch Allgemeine Geschäftsbedingungen, schützen die uns nicht?

    Nein, denn die Wirkung von Allgemeinen Bedingungen wird von gesondert unterzeichneten Schriftstücken, wie es die eingangs benannten häufig sind, ausgehebelt.

    Und jetzt?
    Heißt das, der Lieferant soll bis zum Ende aller Tage jedes einzelne Schriftstück, das er vom Kundeneinkauf bekommt, von einem Anwalt mit den bekannten Stundensätzen prüfen und über mehrere Monate hinweg verhandeln lassen?

    Nein. Auch ein auf den ersten Blick sehr unsortiertes Sammelsurium an Normen und Schriftstücken, welche der Kunde stellt, folgt einer bestimmten Systematik, die sich – einmal genau durchleuchtet, erklärt und verstanden – immer, in nur leicht modifizierter Form, wiederholt. Auch die Fälle der sogenannten deckungsfeindlichen Vertragsinhalte in Bezug auf die Produkthaftpflichtversicherung wiederholen sich häufig. Es sollte daher in einem sogenannten Präzedenzfall der Aufwand betrieben werden, sich Hilfe zur Prüfung eines kundenseitig vorgelegten Schriftstückes zu holen. Da der Kunde nicht alle Änderungswünsche des Lieferanten akzeptieren wird, besprechen Berater, Geschäftsleitung und Team, welche Risiken aufgrund der bestehenden Prozesse des Lieferanten akzeptiert werden können und welche nicht, wo Prozessänderungen vorzunehmen sind und zu welchem Preis man diesen Aufwand wiederum auf den Kunden abwälzen kann. Anschließend sollte der Lieferant die angepassten Vertragsinhalte mit dem Kunden alleine verhandeln können. Dieses Vorgehen folgt einem klar strukturierten Konzept, das mit dem entsprechenden Coaching in den nachfolgenden Standardfällen auch ohne externe Hilfe funktionieren kann.

    Die Erfahrung der Verfasserin zeigt, dass sich mit diesem Vorgehen in den allermeisten Fällen effizient und zügig ein Konsens mit dem Kunden finden lässt, der die Basis für eine langfristige, solide Geschäftsbeziehung und weitere Neuaufträge ist. Wohlgemerkt: und zwar, ohne dass sich der Lieferant eine mangelnde Risikobewertung oder ein mangelndes Risikomanagement vorwerfen lassen müsste. Summa summarum lohnt es sich also, es genau wissen zu wollen, bevor im Schadensfall hinterher alle anderen schlauer sind. Es lohnt sich insbesondere, da ein proaktives Kundenvertragsmanagement zur Prozessoptimierung beiträgt, Kosten spart und die Vertragsbeziehungen mit dem Kunden durch einen ehrlichen, offen Austausch über Potenziale und Risiken im Vorfeld der Vertragsbeziehung verfestigt, anstatt sie zu gefährden. Ganz nebenbei werden damit auch wichtige Zertifizierungsanforderungen erfüllt und Deckungslücken im Abgleich mit den bestehenden Versicherungsverträgen geschlossen.